ניהול הדפסות בארגונים

ניהול הדפסות בארגונים  על ידי תוכנות מתקדמות לניהול מסמכים ולניהול הדפסה בכמויות גדולות

עסקים וארגונים רבים טובעים במידע ועליהם לנהל ביעילות כמות גבוהה של מסמכים לשם אחזור מידע במהירות וללא טעויות במציאת המסמך העדכני ביותר. כחלק מהעבודה השוטפת בעסק נהוג לשמור מסמכים שונים, ביניהם חשבוניות, במספר תיקיות, לדוגמה העתק בתיקיית ספקים והעתק נוסף בתיקיית הוצאות העסק. בנוסף, מספר משתמשים עובדים לעיתים בו זמנית על מסמך מסוים או מעדכנים נתונים בו וכל אחד שומר העתק לעצמו וכך נוצר בלבול רב כאשר מעוניינים למצוא את המסמך העדכני ביותר. לכן, תוכנות לניהול מסמכים בחברות הינן קריטיות להצלחת הארגון ולמניעת כפל מסמכים וטעויות שונות.

ייעול תהליכים בארגון

בעיית ניהול המסמכים בחברות ידועה ומוכרת, ומקשה על עבודה תקינה בעסק. ללא תיעוד המסמכים וללא ארגון נכון יתקשו העובדים לאתר ולשלוף את המסמכים השונים ובארגונים רבים מבזבזים מדי יום זמן רב בניסיון לאתר מסמכים. בדיוק לשם כך נועדו תוכנות לניהול מסמכים בחברות, התוכנות מאפשרות לקבוע הרשאות לקבצים, ניהול מרחוק, גיבוי מסמכים בטכנולוגיית ענן או על גבי מדיות ושמירת מסמכים ושליפתם על פי סדר וארגון לוגי וברור. כדאי לדעת כי התוכנה לניהול מסמכים מאפשרת לשלוף מסמכים שונים לפי מילות חיפוש, וניתן לאחזר מסמכים לפי כותרת, תאריכים, שם המחבר ועוד.

הטמעת התוכנה בחברה

כאשר בוחרים ומשווים בין תוכנות לניהול המסמכים בארגונים גדולים ובחברות, יש לבדוק את מידת התאמתן למערכת ההפעלה בארגון וכיום יש תוכנות מתקדמות המתממשקות עם חלונות ואינן דורשות שינוי בצורת העבודה של המשתמשים בתוכנה. תוכנות אלה , המספקות פתרונות הדפסה לארגונים גדולים, ופיתרונות לניהול הדפסות ממחשבים רבים חייבות להיות תואמות לצרכים של החברה. מדובר בתוכנות מתקדמות אשר מאפשרות הן עבודה מרחוק, הן שמירת השינויים במסמך בקלות תוך הצגת זהות המשתמשים שערכו שינויים במסמך,  והן אפשרות לסריקת מסמכים ישירות למערכת. הטמעת התוכנה בארגון פשוטה והעובדים נהנים מממשק נוח וידידותי שאינו דורש מהם ללמוד תוכנה חדשה אלא תוך דקות ספורות ניתן להתחיל להשתמש בה וליהנות מיעילות מרבית בעסק.